Technisch: Es ist am einfachsten zu verstehen, solange man über die Ressourcen, Prozesse und Methoden verfügt, die qualifiziert sind, es explizit zu machen.
Relational: Sie liegt vor, wenn verschiedene Berufe, Hierarchieebenen und Entscheidungsgremien beteiligt sind. Wie wird jeder dieser Akteure auf die Veränderung reagieren, die mit jedem Projekt einhergeht?
Das Hauptrisiko, das mit dieser Komplexität verbunden ist, besteht darin, das dem Projekt zugewiesene Ziel nicht zu erreichen. Glücklicherweise können verschiedene Hebel in Bewegung gesetzt werden, um die Erfolgschancen deutlich zu erhöhen. In Form einer Gleichung, einer memotechnischen Art, sich diese zu merken:
[(Umfang/Anzahl der Lose+Pilotierung)x σ] Kommunikation+Ressourcen, mit σ= Sponsor konstant
1/ Governance und der Projektsponsor: zwei Hebel zur Entscheidungsfindung
Die Einrichtung einer Governance-Struktur ist die organisatorische Antwort für die Aufstellung der eigenen Betriebsregeln des Projekts. Die Gremien, aus denen er besteht, müssen eine Bestandsaufnahme machen und Entscheidungen treffen, manchmal schwierige Entscheidungen, wie z. B. die Anpassung des Kurses im Verhältnis zu dem, was ursprünglich geplant war. Die Regelmäßigkeit der Sitzungen dieser Gremien fördert den Ausdruck und die Beteiligung aller Akteure.
Auch der Sponsor ist ein wesentlicher Bestandteil des Entscheidungsprozesses. Seine Einflussposition und sein Engagement für den Projekterfolg halten das Projekt auf Kurs. Ohne einen Sponsor gibt es keinen Transmissionsriemen zu den höchsten Ebenen der Hierarchie. Ohne Sichtbarkeit gibt es kaum eine Garantie für das Überleben des Projekts.
2/ Ein klar definierter Umfang und eine regelmäßige Überwachung optimieren die Betriebssicherheit des Projekts
Die Festlegung des Perimeters ist insofern eine heikle Aufgabe, als sie zwei gegensätzliche Ziele erfüllen muss:
-
- hinreichend erschöpfend sein, um die Bedürfnisse der Projektbeteiligten zu erfüllen und dadurch ihre Beteiligung zu fördern
- und realistisch und damit erreichbar bleiben.
Der erste Teil der Übung muss die Möglichkeitsfelder öffnen: Ziel ist es, der Produktion von Ideen freien Lauf zu lassen, um die Bandbreite möglicher Handlungen zu erahnen. Der zweite Teil besteht darin, den Umfang auf eine adressierbare Realität zu reduzieren, und die Unterteilung ist dann die zu favorisierende Lösung, weil sie insbesondere eine bessere Kontrolle des Dreiecks Kosten/Qualität/Termin erlaubt. Die Realität eines Perimeters ist oft das Ergebnis von Kompromissen, die während der Verhandlungen zwischen den verschiedenen Akteuren geschlossen wurden.
Dieser Perimeter sollte offiziell im Rahmen eines "Projektvertrags" veröffentlicht werden, auf den insbesondere bei der Verwaltung eines Festpreises mit einem externen Dienstleister zurückgegriffen werden kann, wo der Perimeter zu einer Anpassungsvariablen in Bezug auf die Kosten werden kann.
Natürlich ist eine regelmäßige Überwachung der tatsächlich angefallenen Kosten, des Erreichens von Meilensteinen und der Qualität der Ergebnisse unerlässlich, um sicherzustellen, dass die im "Projektvertrag" eingegangenen Verpflichtungen eingehalten werden. Wie sich der Erfolg eines Projekts im Laufe der Zeit aufbaut, zeigen diese Indikatoren farblich an: von grün, wenn der Trend günstig ist, bis rot, wenn es harte Punkte gibt.
Für weitere Informationen zu den Ansätzen des Change Management Teams innerhalb von KESTIO und deren Umsetzung in Ihrer Umgebung, senden Sie eine E-Mail an folgende Adresse: info@kestio.com, Betreff: Project Management
3/ Ressourcenmanagement und Kommunikation sind der Schlüssel zur Durchführung eines komplexen Projekts
Natürlich sind die Fähigkeiten der Ressourcen zur Lösung der im Umfang identifizierten Probleme notwendig, aber nicht ausreichend. Es ist die Dynamik der Projektteammitglieder untereinander, die tagtäglich den Schlüssel zur Leistung des Projekts darstellt und sich direkt auf das Dreieck Kosten/Qualität/Verspätung auswirkt. Ein Projekt kann sich durch technische Probleme verzögern, die schwieriger zu beheben sind als erwartet. Es kann aber auch zum Stillstand kommen, wenn es den Akteuren nicht gelingt, die gleichen Ziele zu verfolgen und ihre Bemühungen zur Erreichung dieser Ziele zu koordinieren. Die Motivation der Teams bleibt umso besser erhalten, wenn die Siege schnell ("quick wins") und gefeiert werden.
Auch die Kommunikation muss sorgfältig gehandhabt werden, wobei sowohl ein wahrheitsgemäßer, auf den Fakten basierender Diskurs als auch die Förderung der identifizierten Vorteile des Projekts genutzt werden müssen: Die Herausforderungbesteht darin, die aufgetretenen Schwierigkeiten nicht zu verbergen und gleichzeitig die Unterstützung aufrechtzuerhalten, und dieser Herausforderung muss mit Beständigkeit und Entschlossenheit begegnet werden.
Wir bei KESTIO sind davon überzeugt , dass die erfolgreiche Leitung eines komplexen Projektes von einer möglichst objektiven Betrachtung des Kontextes abhängt, von der klaren Sicht des Projektleiters auf die vorhandenen Assets, aber auch auf die möglichen Sollbruchstellen, die das Ganze destabilisieren können. Und von diesem Ausgangspunkt aus eine gemeinsame Flugbahn und ein gemeinsames Abenteuer aufbauen zu können. Bei KESTIO begleiten wir viele Unternehmensprojekte auf dem nie geraden Weg zum Erfolg.
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