Wie beenden Sie also Meetings, an denen niemand mehr teilnehmen möchte?
Hier sind 6 "Katastrophenszenarien", die Sie vermeiden sollten, und unsere Ratschläge, wie Sie sie durch nützliche, effektive und motivierende Meetings ersetzen können.
1. Der Berg, der eine Maus zur Welt brachte
Das Treffen wurde einberufen, um ein allgemeines Thema zu behandeln: zum Beispiel die neuen europäischen Vorschriften, die unseren Sektor betreffen.
Es wird viel geredet und viel Zeit verstreichen lassen, jeder gibt seine mehr oder weniger fundierte Meinung ab, aber es wird keine Entscheidung getroffen, es wird nicht gehandelt. Die wichtigsten Informationen hätten vor der Sitzung weiter gegeben werden können und das wäre effektiver gewesen. Nach einer Weile fragen sich viele Menschen, warum sie dort sind. Außerdem weiß niemand wirklich, was das erwartete Ergebnis war. Genau das ist das Problem.
Unser Rat:
Legen Sie immer ein oder mehrere konkrete und präzise Ziele für Ihr Meeting fest, zum Beispiel: eine Entscheidung vorbereiten oder validieren, einen Aktionsplan definieren, einen Fortschrittsbericht über ein Projekt erstellen, kollektiv über eine Entscheidung informieren oder intern bewährte Praktiken austauschen... Das Meeting ist dann erfolgreich, wenn die Teilnehmer und Sie am Ende des Meetings greifbare Fortschritte zu Ihrem Thema gemacht haben.
2. Die allgemeine Schlägerei ("Abrechnung am OK Corral")
Manchmal kann ein Thema, das während eines Meetings besprochen wird, zu widersprüchlichen Reaktionen führen. Während die Äußerung unterschiedlicher Standpunkte im Allgemeinen wünschenswert ist und oft sogar die besten Lösungen entstehen lässt, kann es geradezu lästig werden, wennes zu einer hitzigen Debatte oder sogar zu einem frontalen Gegensatz kommt. Schlecht animiert und unkonzentriert kann sich die Debatte in die Länge ziehen oder einen konfrontativen Charakter annehmen, mit dem Risiko, dass am Ende alle auf ihren Positionen beharren und sich die Spannung verfestigt, wodurch das Meeting völlig steril wird...
Unser Rat:
Nehmen Sie die Einwände zur Kenntnis, ohne unbedingt sofort auf alle einzugehen oder auf sie zu reagieren. Wenn nicht schnell eine Einigung erzielt werden kann, lassen Sie die Diskussion zwischen den gegensätzlichen Positionen nicht abreißen und fahren Sie mit der Tagesordnung fort. Definieren Sie einfach den Zeitrahmen und den Rahmen, in dem die Frage entschieden wird.
3. Die "Ein-Mann-Show
Erkennen Sie es? Es ist die Sitzung, in der die Teilnehmer als bloße Zuschauer behandelt werden. Sie wird im "Top-down"-Modus vor passiven, um nicht zu sagen gefangenen Zuhörerndurchgeführt.
Während der Präsentator sicherlich froh ist, ein Publikum zu haben, das seine Talente bewundert oder seine Ideen beklatscht, beraubt er sich dennoch des Reichtums der Beiträge des Teams zu seinem Thema oder der Relevanz des Feedbacks zu dem Projekt, das er präsentiert... Und das ist selten eine gute Idee!
Unser Rat:
Ein Meeting ist weder ein Vortrag noch eine Präsentation! Es ist eine Zeit der gemeinsamen Arbeit, zu der alle Teilnehmer eingeladen sind, aktiv beizutragen. Laden Sie alle betroffenen und/oder kompetenten Personen ein, und fördern Sie die aktive und ausgewogene Beteiligung aller an einem Ziel, das allen bekannt ist und von allen verstanden wird. Auch wenn es sich um eine "Präsentation" handelt, planen Sie Interaktionen mit Ihrem Publikum, um die Projektion der Teilnehmer in die Handlung und die Umsetzung der gemeinsamen Elemente zu fördern.
4. Das Unendliche ("Ein Tag ohne Ende")
Dies ist die (eigentlich zu) routinemäßige Besprechung. Sie findet immer in der gleichen Häufigkeit statt (jeden Monat, jede Woche...), zur gleichen Zeit, mit den gleichen Personen, und ihr Verlauf ist unveränderlich. Ein typisches Beispiel: Zuerst werden die Zahlen für den Monat präsentiert, dann die Ziele für den nächsten Monat, und zum Schluss wird eine Diskussionsrunde über die laufenden Aktionen abgehalten. Das Risiko bei dieser Art von Treffen: Nach einer Weile weiß man nicht mehr so recht, wofür es gut ist, und vor allem langweilt man sich zu Tode! Das Ergebnis ist, dass derjenige, der die beste Ausrede findet, um auszusteigen, und für diejenigen, die bleiben, ist es eine lästige Pflicht...
Unser Rat:
Manchmal ist es sinnvoll, "regelmäßige" Treffen zu planen, z. B. ein wöchentliches Update. Wählen Sie in diesem Fall ein kurzes Format mit dynamischen und hoch interaktiven Inhalten.
In allen anderen Fällen sollten Sie sich systematisch fragen , welches Format und welche Art der Moderation für das Meeting am effektivsten ist, um das zu erreichen, was Sie erwarten, und "variieren Sie die Annehmlichkeiten" (Metaplanungsworkshop, Brainstorming, World Café...)!
5. Die Klammer, die ewig weitergeht
Manchmal stellt einer der Teilnehmer während eines Meetings Fragen an die Gruppe zu einer Situation, die ihn oder sie betrifft, oder der Moderator konzentriert sich auf einen Punkt, der eine Minderheit von ihnen betrifft. Wenn die Klammer sich in die Länge zieht, kann dies mehrere negative Auswirkungen haben: Entweder greifen die anderen Teilnehmer unaufgefordert ein und fungieren so als "Richter" oder "Schiedsrichter" für ihre Kollegen zu einem Thema, das nicht in ihre Zuständigkeit fällt; oder sie lassen, da sie nicht betroffen sind, ihre Aufmerksamkeit für eine lange Zeit ruhen, und viel Glück, sie für den nächsten Teil der Tagesordnung wieder an Bord zu holen! Es wird nicht nur der Einzelfall nicht richtig behandelt, sondern es ist eine echte Zeitverschwendung für die ganze Gruppe.
Unser Rat:
Wenn in einer Besprechung mehrere Themen zu besprechen sind, nehmen Sie den folgenden Maßstab an: "Um eingeladen zu werden, muss jeder Teilnehmer an mindestens 70 % der in der Besprechung besprochenen Themen interessiert sein, und um auf die Tagesordnung gesetzt zu werden, muss jedes zu besprechende Thema mindestens 70 % der eingeladenen Teilnehmer betreffen". Sonderfälle und untergeordnete Fragen, die während der Besprechung aufgeworfen werden, sollten für eine spätere Diskussion in einem geeigneten Rahmen notiert werden.
6. Abwesend ist immer falsch
Wir haben es hier mit einem Thema zu tun, das mehrere Abteilungen betrifft und direkte Auswirkungen auf die Aktivitäten der einzelnen Abteilungen hat. Es wurden jedoch nicht alle zu dem Treffen eingeladen, oder das Treffen wurde abgehalten, obwohl einige der Eingeladenen an diesem Tag nicht anwesend sein konnten. Dies hat zur Folge, dass keine Entscheidung feststeht, oder die Entscheidungen gegen den Willen der Abwesenden getroffen werden, und/oder es mehr Zeit in Anspruch nimmt, den Abwesenden nach der Sitzung ausführlich zu berichten, als Ausgleich. Das ist eine doppelte Strafe für alle!
Unser Rat:
Halten Sie nur dann ein Meeting ab , wenn es nützlich und notwendig ist, und wenn es das ist, stellen Sie sicher, dass es effektiv ist: Wählen Sie das richtige Format, den richtigen Zeitpunkt und stellen Sie sicher, dass jeder, dessen Beitrag benötigt wird, anwesend ist. Wenn es schwierig ist, sie zusammenzubringen, nutzen Sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Lösungen für die Online-Zusammenarbeit, um die Dinge zu erledigen, anstatt mehrere Meetings und E-Mail-Austausch in kleinen Gruppen.
Indem Sie diese 6 häufigsten "Katastrophenszenarien" vermeiden (wir könnten noch weitere hinzufügen, wie z.B. "Der blinde Passagier", der mit drei Personen auf einer Ecke des Schreibtisches improvisiert wird und dabei alle Mitglieder des Open Space stört! 😉 ), geben Sie Ihren Meetings ihre wahre Berufung zurück: ein Raum für den Austausch von Ideen und eine effiziente und nützliche kollaborative Arbeitszeit zu sein, in der "die Produktivität des Ganzen mehr darstellt als die der Summe der Teile". Und Ihre Mitarbeiter werden die Freude am Mitmachen wiederentdecken!
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