Und die Ergebnisse sprechen für sich: Innerhalb weniger Monate haben wir es geschafft, 50 % der Arbeitszeit unserer Vertriebsmitarbeiter einzusparen! Zeit, die sie nun ausschließlich dem Verkauf widmen können und endlich von den uninteressantesten Aufgaben befreit sind. Dies hatte einen dreifachen Nutzen für das Unternehmen: Optimierung der Gehaltskosten, Steigerung des Umsatzes und Verbesserung der Motivation der Vertriebsmitarbeiter. Möchten auch Sie die Arbeitszeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter optimieren?
Hier sind 3 wichtige Schritte, um ihnen und Ihnen wertvolle Zeit zu sparen.
SCHRITT 1: Klären Sie Ihre Ziele
Zunächst ist es wichtig, das Ziel zu spezifizieren, das Sie mit der Optimierung der Arbeitszeit Ihrer Außendienstmitarbeiter erreichen wollen. Dies wirkt sich direkt auf die Wahl der anschließend zu aktivierenden Hebel aus: Stadium des betreffenden Verkaufszyklus, Art der zu "entlastenden" Aufgaben, neuer Bearbeitungsmodus für diese Aufgaben usw.
Im Allgemeinen fällt die Optimierung der Arbeitszeit der Vertriebsmitarbeiter unter eines dieser 3 Ziele:
"MIT WENIGER SO VIEL TUN":
Zum Beispiel müssen Sie nach dem unerwarteten Ausscheiden eines Mitglieds Ihres Vertriebsteams ein konstantes Arbeitspensum mit weniger Verkäufern bewältigen.
Die anderen Teammitglieder müssen dann das Kundenportfolio des abwesenden Verkäufers und die entsprechende Arbeitsbelastung unter sich aufteilen. Um zu verhindern, dass sie diese neuen Kunden auf die lange Bank schieben oder ihre bestehenden Kunden aus Zeitmangel vernachlässigen, ist es notwendig, sie von einigen ihrer täglichen Aufgaben zu entlasten.
"MIT GENAUSO VIEL MEHR MACHEN":
Sie möchten, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter neben ihren normalen Tätigkeiten Zeit für eine neue strategische Priorität aufwenden können.
Ihr Unternehmen führt zum Beispiel ein brandneues Angebot ein, auf das Sie viel setzen. Sie möchten, dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter auf dieses Angebot und auf die Ziele konzentrieren, auf die es ausgerichtet ist. Ihre anderen Aktivitäten sind jedoch nicht verschwunden, so dass sie einen Weg finden müssen, Zeit in ihrem üblichen Zeitplan freizumachen...
"MIT SO VIEL BESSER MACHEN":
Sie haben festgestellt, dass Ihnen durch die Streuung Ihrer Vertriebsmitarbeiter regelmäßig Chancen entgehen und Sie möchten, dass diese sichweiterhin auf ihr Kerngeschäft und Ihre Kunden konzentrieren.
Vielleicht ist Ihnen zum Beispiel aufgefallen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter bis zu 50 % ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die nichts mit dem Verkauf zu tun haben (Suche nach Daten zur Anreicherung ihrer Kontaktdatei, Nachverfolgung von Interessenten nach einem verpassten Termin, Versenden von Follow-up-E-Mails, Aktualisierung des CRM...).
Nicht nur, dass diese Aufgaben einen Großteil ihrer Zeit in Anspruch nehmen (Zeit, die sie nicht mit dem Verkauf verbringen), sondern diese Zeit kostet Sie auch Geld, obwohl viele dieser Aufgaben nicht die Fähigkeiten eines Verkäufers erfordern!
Sobald Sie Ihr Hauptziel geklärt haben, ist es an der Zeit, zu Schritt zwei überzugehen und die vorrangigen Optimierungspunkte zu identifizieren, mit denen Sie dieses Ziel erreichen können.
SCHRITT 2: Identifizieren Sie Bereiche für die Optimierung
Um die Hebel zur Optimierung der Arbeitszeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter mit der größten Wirkung zu identifizieren , ist eine vorherige Bestandsaufnahme ihrer täglichen Aufgaben unerlässlich.
Es gibt mehrere mögliche Methoden zur Durchführung dieser Zählung:
- Beginnen Sie mit einem typischen Arbeitstag eines Verkäufers und schreiben Sie nacheinander alle Aufgaben auf, die während des Tages ausgeführt werden.
- Beginnen Sie mit den wichtigsten Phasen des Verkaufszyklus (Lead-Generierung, Prospecting, Discovery, Closing usw.) und listen Sie alle damit verbundenen Vorgänge auf.
Sobald Sie Ihre Liste erstellt haben (so vollständig wie möglich), können Sie das Optimierungspotenzial der einzelnen Aktivitäten bewerten.
Diese Bewertung basiert auf 4 Kriterien:
- Die durchschnittlicheDauer der Aufgabe (kurz / mittel / hoch)
- Seine übliche Häufigkeit (täglich / wöchentlich / monatlich)
- Seine geschätzte Komplexität (niedrig / mittel / hoch)
- Der "Mehrwert" des Verkäufers bei der Realisierung (niedrig / mittel / hoch)
Man kann z. B. der Aufgabe für jedes dieser Kriterien einen Grad des "Optimierungspotenzials" von 1 bis 3 zuweisen und erhält dann eine Gesamtbewertung, wie im folgenden Beispiel:
Je länger und häufiger eine Aufgabe ausgeführt wird, desto mehr sollten Sie die dafür aufgewendete Zeit optimieren, denn desto größer ist der Einfluss dieser Optimierung auf die Gesamtarbeitszeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter.
Bleiben Sie aber nicht nur bei diesen beiden Kriterien stehen: Auch der Grad der Komplexität einer Aufgabe und der Mehrwert, den der Verkäufer bei ihrer Erledigung hat, sollten berücksichtigt werden. Je höher diese beiden Werte sind, desto schwieriger wird die Aufgabe zu delegieren oder zu automatisieren sein. Je höher diese beiden Werte sind, desto schwieriger wird es sein, die Aufgabe zu delegieren oder zu automatisieren, und desto geringer ist die Priorität, die Sie ihr in Ihrem Optimierungsprozessgeben müssen .
In unserem Beispiel stechen drei Aufgaben als starkes Optimierungspotenzial hervor: die Qualifizierung der Interessentendatei, die Vereinbarung eines Termins mit einem Interessenten nach einem verpassten ersten Termin und das Versenden von Follow-up-E-Mails nach einem Termin.
Wenn Sie Ihre vorrangigen Optimierungsbereiche definiert haben, müssen Sie nur noch festlegen, wie Sie den Zeitaufwand der Vertriebsmitarbeiter für jede dieser Aufgaben reduzieren können. Dies ist das Thema von Schritt 3.
SCHRITT 3: Optimieren Sie den Verkaufsprozess
Unabhängig von den identifizierten Optimierungsbereichen gibt es in der Regel mehrere Möglichkeiten, die Zeit, die Ihre Vertriebsmitarbeiter für diese Aufgaben aufwenden, zu optimieren.
Es gibt im Wesentlichen drei Arten von ihnen:
INTERNE REORGANISATION :
Es geht dann darum, bestimmte Aufgaben intern anders zu verteilen - meist einer Logik der "Spezialisierung" folgend - um eine maximale Effizienz zu erreichen.
Eine rein administrative Aufgabe, wie z. B. die Eingabe der Reisekosten von Vertriebsmitarbeitern, kann dem Verwaltungsteam neu zugewiesen werden. Oder die Eingabe von Kundeninformationen im CRM kann an das Vertriebsteam zurückgegeben werden.
OUTSOURCING :
Sie können sich auch dafür entscheiden,bestimmte Aufgaben auszulagern (vorzugsweise die zeitaufwändigsten und diejenigen, für die Vertriebsmitarbeiter den geringsten Mehrwert bringen).
Dies ist z. B. bei der Qualifizierung von Kontaktdateien der Fall. Es gibt in der Tat viele Unternehmen, die sich auf die Sammlung und Anreicherung von qualifizierten Daten spezialisiert haben, um Prospecting-Dateien zu füttern.
AUTOMATION :
Schließlich ist es auch möglich, bestimmte Aufgaben oder sogar bestimmte Schritte im Verkaufsprozess zu automatisieren. Wenn möglich, ist diese Option oft die effizienteste und kostengünstigste, da sie nach der Implementierung keine personellen Ressourcen erfordert.
Je nach Aufgabe, die automatisiert werden soll, können dafür unterschiedliche Tools eingesetzt werden: Tools, die mit dem Terminkalender des Vertriebsmitarbeiters verknüpft sind, um die Terminvereinbarung zu erleichtern, mit seinem Postfach, um automatisierte Workflows einzurichten, mit seinen Konten in sozialen Netzwerken, um die Veröffentlichung von Posts auf Linkedin / Facebook oder Twitter zu automatisieren, zum Beispiel.
Aber das CRM bleibt der König in dieser Angelegenheit, da es in der Regel all diese Möglichkeiten und Optionen in einem einzigen Tool vereint und darüber hinaus die zentrale Verfolgung dieser verschiedenen Aktionen erlaubt.
In unserem Fall ist es eine Mischung aus diesen drei Optionen (je nach den zu optimierenden Aufgaben), die es uns ermöglichte, das beneidenswerte Ergebnis zu erzielen, dass 50 % der Arbeitszeit unserer Vertriebsmitarbeiter dem Verkauf zugewiesen werden konnten!
Weitere Details zu unserem internen Optimierungsprozess finden Sie in dem Artikel "Optimieren Sie Ihren Verkaufsprozess: Hören Sie auf, Ihre Verkäufer dafür zu bezahlen, nicht zu verkaufen! » zuvor in diesem Blog veröffentlicht. Sie können es als Inspiration nutzen, um Ihren Vertriebsmitarbeitern Zeit zu sparen und Ihre Vertriebseffizienz zu optimieren. Also, wann fangen Sie an?
Ist Optimierung Ihr Schlagwort? Dann entdecken Sie in diesem Webinar, wie Sie die Leistung Ihrer Vertriebsmitarbeiter maximieren können, indem Sie ihnen 50 % ihrer Zeit abnehmen:
