L’agenda d’un commercial est souvent le miroir du chaos : urgences clients, réunions internes, sollicitations diverses… Résultat : le temps passé à réellement développer le business se réduit comme peau de chagrin.
n°1
Agenda choisi vs. agenda subi
On peut distinguer deux types de tâches dans une semaine commerciale :
- Tâches subies : réunions imposées, demandes ad hoc internes, tickets urgents.
- Tâches choisies : prospection, préparation de rendez-vous, relances, planification de visites.
Le problème n’est pas l’existence de tâches subies – elles font partie de la vie de l’entreprise – mais leur poids dans l’agenda. Quand elles dépassent un certain seuil, la prospection disparaît et le pipe se vide.
n°2
Cartographier le temps réel des commerciaux
Première étape : une semaine type analysée en détail.
Demandez à chaque commercial de catégoriser a posteriori son temps :
- Temps face au client ou au téléphone avec lui
- Temps de prospection / prise de contact
- Temps de préparation
- Temps administratif / interne
Vous aurez souvent des surprises : beaucoup d’équipes découvrent qu’elles consacrent moins de 30 % de leur temps à des actions réellement génératrices de business.
n°3
Redessiner l’agenda pour maximiser le temps commercial
Quelques principes simples :
- Bloquer des créneaux fixes de prospection chaque semaine (ex. deux matinées).
- Regrouper les tâches administratives dans des plages dédiées, pour limiter la dispersion.
- Protéger les créneaux à forte valeur (prospection, rendez-vous de découverte, relances majeures) des réunions internes non prioritaires.
L’objectif n’est pas de tout contrôler à la minute près, mais de donner un cadre clair qui limite le chaos.
n°4
Instaurer un rituel de revue d’agenda
Une fois par semaine, en 1-to-1 ou en réunion d’équipe :
- chaque commercial présente son agenda de la semaine suivante ;
- le manager challenge :
- Y a-t-il assez de temps consacré aux rendez-vous clients ?
- Où sont les créneaux de prospection ?
- Quelles relances sont planifiées, sur quels deals ?
- Y a-t-il assez de temps consacré aux rendez-vous clients ?
Ce rituel simple a souvent un impact bien plus fort que l’ajout d’un nouvel outil.
Les bénéfices pour le commercial… et pour l’entreprise
- Moins de stress lié aux urgences permanentes.
- Plus de visibilité sur les priorités de la semaine.
- Une meilleure qualité de préparation des rendez-vous.
- À moyen terme : un pipe plus régulier et des résultats plus prévisibles.
Conclusion : piloter le chiffre ne suffit pas. Vous devez aussi piloter le temps – car c’est le premier capital de vos commerciaux.
